Politique de protection des renseignements personnels
Politique publique pour Ethos Metrics (20 Janvier 2025)
Table des matières
Objectifs de la politique de confidentialité
Informations de contact du Responsable de la protection des renseignements personnels
Collecte des données personnelles
Utilisation des informations personnelles
Partage des données avec des tiers
Utilisation de témoins et technologies similaires
Conservation et sécurité des données
Objectifs de la politique de confidentialité
La Politique de Confidentialité de Ethos Metrics (ci-après Ethos) vise à définir et à clarifier les principes et pratiques concernant la gestion et la protection des renseignements personnels. L'objectif principal est de garantir que toutes les données personnelles sont traitées avec le plus haut niveau de confidentialité et de sécurité, conformément à la Loi 25 et à d'autres réglementations pertinentes. Cette politique a pour but de renforcer la confiance et l'intégrité dans le traitement des informations personnelles, en établissant des directives claires pour leur collecte, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation. Elle s'engage également à promouvoir une culture de la confidentialité au sein de l'organisation, en sensibilisant et en formant le personnel sur l'importance de la protection des données personnelles.
Entrée en vigueur
La présente Politique entre en vigueur le 20 Janvier 2025
Informations de contact du Responsable de la protection des renseignements personnels
Responsable : Gaëtan Carrénard
Adresse courriel : info@ethosmetrics.ca
Pour toute demande concernant l'accès, la rectification ou la suppression des données personnelles, veuillez contacter le responsable à l'adresse courriel fournie. Ethos s'engage à répondre dans un délai raisonnable, conformément aux exigences légales.
Engagements de l'entreprise
Ethos s'engage fermement à protéger la confidentialité et la sécurité des données personnelles. Cet engagement inclut des pratiques de sécurité rigoureuses, une formation continue des employés sur la protection des données, et la conformité avec toutes les lois pertinentes sur la protection des données personnelles. Des procédures strictes de gestion des données personnelles sont en place, telles que des contrôles d'accès, des systèmes de surveillance et des audits réguliers. La sensibilisation et la formation continue des employés sont essentielles pour assurer la compréhension de l'importance de la protection des données par chaque membre de l'équipe.
De plus, le responsable de la protection des renseignements personnels joue un rôle crucial en supervisant et en orientant les politiques et pratiques de protection des données, garantissant ainsi une gouvernance responsable et conforme aux normes les plus élevées en matière de protection de la vie privée et de la confidentialité des données.
Collecte des données personnelles
Ethos collecte divers types de données personnelles pour assurer son fonctionnement et ses services. Ces données incluent, mais ne sont pas limitées, aux informations suivantes. Les noms, les adresses courriel, les numéros de téléphone et les informations de paiement. La collecte se fait à travers différentes méthodes comme les intéractions directes avec le client, le formulaire web de contact et les souscriptions à des infolettres. L'objectif de cette collecte est de fournir des services efficaces et communiquer avec les partenaires.
Utilisation des informations personnelles
Les informations personnelles collectées par Ethos sont principalement utilisées pour offrir un service client adapté, faire la gestion comptable et financière, conduire des activités de marketing, et assurer la conformité avec les obligations légales. Ces informations aident à personnaliser l'expérience utilisateur, à informer le client de ses obligations, à gérer les demandes et les réclamations, et à respecter les réglementations en matière de protection des données.
Partage des données avec des tiers
Ethos partage des données personnelles avec des tiers uniquement dans des circonstances spécifiques et contrôlées. Cela inclut le partage avec des partenaires pour la fourniture de services, des prestataires techniques pour la maintenance du site et des systèmes, et des entités légales si requis par la loi. Ces partages sont régis par des accords stricts pour assurer la protection des données personnelles conformément aux standards de confidentialité et aux exigences légales.
Utilisation de témoins et technologies similaires
Ethos utilise des témoins et des technologies similaires sur son site web pour améliorer l'expérience utilisateur, analyser le trafic et optimiser les performances du site. Les utilisateurs sont informés de l'utilisation des témoins à leur première visite et ont la possibilité de gérer leurs préférences. Ethos respecte les choix des utilisateurs en matière de témoins.
Conservation et sécurité des données
Ethos suit des procédures rigoureuses pour la conservation et la sécurité des données personnelles, conformément à sa Politique de Gestion des Données. Les données sont stockées sur Google Drive et Zoho, avec des mesures de sécurité avancées, incluant le chiffrement et la gestion des accès. Un calendrier de conservation et de suppression des données est en place, adapté à la nature des données, avec des durées de conservation spécifiques pour chaque catégorie, telles que dix ans pour les documents financiers et trois ans pour les données opérationnelles. En cas de transfert international, Ethos assure la conformité aux normes de protection des données du pays destinataire. Un tableau récapitulatif détaille toutes les durées de conservation des données, révisé tous les trois ans.
Domaine d'activité | Durée de conservation | Fréquence de révision |
Administration | 3 ans | Tous les 3 ans |
Gouvernance | 3 ans | Tous les 3 ans |
Finances | 10 ans | Tous les 3 ans |
Ressources Humaines | Durée de l'emploi + 7 ans après la fin de l’emploi | Tous les 3 ans |
Opérations | 3 ans | Tous les 3 ans |
Contrats | 7 ans après la période contractuelle | Tous les 3 ans |
Communications | 3 ans | Tous les 3 ans |
Divers | 3 ans | Tous les 3 ans |
Sites Web tiers
La politique de confidentialité d’Ethos ne s'applique pas aux sites tiers auxquels les utilisateurs peuvent accéder via des liens sur le site du Ethos. Ethos décline toute responsabilité quant aux pratiques de confidentialité de ces sites tiers. Les utilisateurs sont encouragés à consulter les politiques de confidentialité respectives de ces sites pour comprendre comment leurs données personnelles peuvent être utilisées et protégées.
Droits des utilisateurs
Les utilisateurs d’Ethos ont le droit de consulter, de corriger leurs données personnelles et de retirer leur consentement à tout moment. Pour toute demande liée à ces droits, veuillez communiquer avec Gaëtan Carrénard, Cofondateur, Directeur des technologies et responsable de la protection des renseignements personnels.
Messages commerciaux
Les utilisateurs peuvent se désabonner des communications marketing de Ethos à tout moment. Cette option est disponible dans chaque communication envoyée par courriel, permettant ainsi aux utilisateurs de contrôler leur réception de matériel promotionnel.
Mises à jour de la politique
La politique de protection des renseignements personnels d’Ethos est sujet à des révisions et des mises à jour pour rester conforme aux évolutions légales et technologiques. Les utilisateurs seront informés des modifications importantes via le site web ou les communications directes.
Coordonnées
Pour toute question ou demande concernant la protection des renseignements personnels, les utilisateurs peuvent contacter Gaëtan, Directeur des technologies d’Ethos et responsable de la protection des données, à l'adresse courriel info@ethosmetrics.ca.